Vem är Vem i DaTe? Kommande onsdag, 24.10 så håller Datateknologerna vid Åbo Akademi r.f. sitt årliga höstmöte. Vid höstmötet händer många spännande saker, för den som är intresserad av DaTe som förening. Vår- och höstmötena är de bästa ställena för medlemmarna att få sin röst hörd, samt påverka gällande ”de stora frågorna” inom föreningen. Vid eventuella tvister om frågor så sker röstning. Endast de ordinarie medlemmarna har rösträtt, men stödjande medlemmar, gulnäbbar samt övriga intresserade får ändå delta på mötet som åskådare. Man får också yttra sig som gulnäbb!
Vid höstmötet så presenteras bland annat budgeten: medlemmarna får se hur medlemsavgiften utnyttjas. Även verksamhetsplanen presenteras: Vilka evenemang tänker DaTe ordna eller delta i år 2013?
Höstmötet har även en av årets mest spännande DaTe-händelser: Val av styrelse och funktionärer.
För den som inte är så insatt i föreningsliv så är det styrelsen som driver hela föreningen. De håller möten några gånger i månaden, organiserar och ansvarar för samtliga evenemang, samt ger liv åt hela föreningen. Funktionärer är de som hjälper till att få föreningen att fungera, men de har inte lika stora rättigheter eller skyldigheter som styrelsemedlemmarna. Vad innebär då dessa olika poster? Warning for Wall of Text!
Styrelsen
Ordförande
Ordföranden har det enskilt största ansvaret inom föreningen. Ordföranden är den som ansvarar för styrelsen, håller trådarna under både medlemsmöten samt styrelsemöten och ser till att föreningen drivs som den ska. Ordföranden fungerar oftast som en allt-i-allo, men såklart måste de delegera en stor del av uppgifterna till de övriga styrelsemedlemmarna. Eftersom ordföranden har den högsta posten är det också hans ansvar att agera representant för föreningen, exempelvis vid samarbete med företag eller andra föreningar samt håller tal vid DaTe:s årsfest.
Vice-ordförande
Vice-ordförandens huvudsakliga uppgift är att agera ordförande då ordinarie ordföranden av någon anledning inte kan närvara. Vice-ordföranden är i så fall den som kallar till mötet samt håller själva mötet. Allt-i-allo sysslan delar han också tillsammans med ordföranden, för alla småsaker som kommer på vägen. Traditionsenligt så är det också Vice-ordförandens roll att ansvara för en årlig företagsexkursion, ofta i samarbete med en motsvarande styrelsepart från KK.
Sekreterare
Sekreterarens huvudsakliga uppgift är att sammanfatta samtliga möten i form av mötesprotokoll. Sekreteraren agerar allsmäktig över maillistorna, sköter ansökningar samt håller i pappersarbetet för föreningen. Sekreteraren skriver också årsberättelsen där det under vårmötet, året efter sitt eget styrelseår, presenteras vad DaTe sammanfattningsvis har gjort under det gångna året.
Skattmästare
Skattmästaren är ansvarig för föreningens ekonomi. Det är vanligen rekommenderat att skattmästaren har en liten inblick i, alternativt har ett intresse för bokföring. Vanligen så har skattmästarna gått kursen i bokföring som erbjuds på hanken, eller så går de den under årets lopp. Skattmästaren håller koll på pengarna som går in och ut, skriver budgeten samt försöker se till att den följs. Tillsammans med vice-ordföranden skapar de även ett bokslut då de är klara med sitt styrelseår, som presenteras på följande vårmöte.
Informationschef
Informationschefens huvudsakliga uppgift är att skriva medlemsspammet. Samtliga medlemmar i DaTe får vanligen en gång i veckan e-mail från föreningen med information om vilka evenemang som är på kommande. Informationschefen är den som skriver detta mail.
Näbbansvarig.
Näbbansvarige är den som håller koll på gulnäbbarna. Han ska se till att samtliga känner till DaTe, försöka övertala dem att bli medlemmar och integrera dem med föreningen. Traditionsenligt så ska näbbansvarige förstås ställa upp som tutor under sitt år, för att få bästa möjliga kontakt med näbbarna. Det är även näbbansvarige som har ansvaret för halarbeställningarna.
Värd/värdinna
Då DaTe överlag är en mansdominerande förening så tilldelas vanligen titeln Värdinna då en manlig person håller posten, Värd om en kvinna håller posten, för att få lite könsjämlikhet. Värdarna/värdinnornas uppgift är att ansvara för maten till sitzarna. Med detta menas att de har huvudsakliga ansvaret för att fundera ut vad som skall serveras, samt att tidtabellen för maten hålls under sitzens gång. Själva matlagningen deltar de oftast i, men mycket går att delegera till gulnäbbarna som ska arbeta under sitzen. Med god planeringsförmåga så kan en bra värd/värdinna få maten serverad god och i tid, samtidigt som hon eller han själv deltar under själva sitzen.
Funktionärer
Funktionärerna i DaTe är många. Posterna brukar vara populära bland gamla styrelsemedlemmar, även kända som ÄJM:are(Äldre Jomande Medlemmar), men också bland andra medlemmar som vill hjälpa till men inte orkar med ett helt styrelsemedlemsansvar.
Vector- TU och TK-representanter väljs oftast ur styrelsen, vad dessa föreningar sysslar med är för mycket för denna artikel. Oftast handlar det dock om nåt enstaka möte i månaden och i samband med dessa brukar man bli bjuden på gratismiddagar eller motsvarande, beroende på förening.
Verksamhetsgranskarna/revisorerna är ansvariga för att gå igenom bokslutet samt ge sitt utlåtande under vårmötet. Bokslutet skrivs av skattmästaren samt vice-ordföranden och ska följa finsk lag för att föreningen ska drivas under DaTe:s stadgar samt Finlands lag. Revisorerna måste likt skattmästarna ha en inblick i bokföring och traditionsenligt så tar skattmästaren och vice-ordförande över dessa poster då deras eget bokslut godkänts och hela styrelsen fått ansvarsfrihet.
CommodoreuZkottet ansvarar för DaTe:s årssitz eller årsfest. Årssitzen hålls vanligen i slutet av Februari och är ett ganska högtidligt evenemang. Därför så kräver dessa fester oftast mycket planering som vanligen börjas flera månader innan själva festen. P.g.a. detta krav på organiserande så är det traditionsenligt föregående års styrelse som ordnar årsfesten, då den nya styrelsen inte skulle hinna med det uppdraget på mindre än två månader (den nya styrelsen träder i kraft efter årsskiftet).
Vaalkommittén är ansvariga för att hitta kandidater till samtliga styrelsposter samt funktionärsposter. Vanligen är föregående näbbansvarige medlem i detta utskott.
Sångledarna drar, logiskt nog, sångerna under DaTe:s sitzar.
Fotografianterna fotograferar och uppladdar bilder från samtliga evenemang till DaTe:s bildgalleri på hemsidan.
Datörerna är ansvariga för underhållet av DaTe:s server Albin, där DaTe:s hemsida finns, samt för specialföreningsservern där flera andra ÅA-föreningar hostar sina hemsidor. På Albin kan även medlemmarna få egna konton, för att för en billig peng få icke-kommersiellt serverutrymme.
Spindelmännen är ansvariga för själva hemsidan. Nuvarande hemsidan är skriven i PHP och har en MySQL-databas.
Sist men inte minst har vi Tidningsutskottet. Tidigare år har DaTe haft en medlemstidning, Forward, som med sin nördiga charm och datatekniska själv var uppskattad av hela föreningen. Under senaste åren har det av diverse orsaker varit svårt att få ut tidningen i tryckt form, varför den övergått till blogg-format. Tidningsutskottet driver denna blogg och tillsammans med styrelsen och funktionärer försöker få till regelbundna inlägg.
Noggrannare beskrivningar av dessa poster finns i DaTe:s arbetsordning samt stadgarna som finns på DaTe:s Knasli. Som funktionär får man delta i DaTe:s årliga funktionärssitz, vanligen i början av året, kostnadsfritt, som tack för att man hjälper föreningen. Även styrelsemedlemmarna får delta i den sitzen. Styrelsen har ett stort ansvar men har oftast väldigt roligt tillsammans. Styrelsemötena är oftast väldigt sociala och man får många bonusar som styrelsemedlem i form av medlemsgåvor, gratismiddagar av TFiF och motsvarande, betalda årsfester då man agerar representant, samt mycket mer. Styrelsemedlemsskap är krävande, men då man frågar de som tidigare suttit i DaTe:s styrelse ifall de ångrat sitt val så får man i 95% av fallen ett nej. Ställ upp i en styrelse du också! Jag har personligen suttit i DaTe:s styrelse i två år. Året därefter så trappade jag ned till att iställe delta i en nationsstyrelse och nu sitter jag som huvudansvarig för Forward-bloggen. Fast det blivit många sena kvällar som ansvarig på Sode, så ångrar jag inte ett dugg att jag tackade ja till min första styrelseplats, även om jag bara fick 2 minuters betänketid då jag plötsligt blev tillfrågad mitt under mötet.
Det var troligen det bästa förhastade beslutet jag någonsin gjort.
//Björn Ejvald –
Värdinna för Datateknologerna vid Åbo Akademi r.f. 2009,
Sekreterare för Datateknologerna vid Åbo Akademi r.f. 2010,
Styrelsemedlem vid Östra Finlands Nation vid Åbo Akademi 2011,
Sångledare för Datateknologerna vid Åbo Akademi r.f 2010, 2011
Ordförande för Datateknologerna vid Åbo Akademi r.f:s Tidningsutskott 2012